L’ Institut des agences canadiennes, organisme à but non lucratif fondé en 1905, représente les agences canadiennes de publicité, de marketing, de médias et de relations publiques. La semaine dernière, il a demandé à ses membres de ne pas donner suite à une nouvelle proposition commerciale du ministère du Tourisme des Îles Caïmans, qui ferait vraisemblablement référence à une récente demande de marché pour une agence d’achat d’espaces publicitaires opérant sur le marché canadien.

Dans un courriel adressé à ses membres, Scott Knox, président-directeur général de l’Institut des agences canadiennes, a déclaré : « Malgré les contacts avec le ministère du Tourisme des Îles Caïmans (CIDOT), celui-ci a décidé de ne modifier en rien son appel d’offres actuel pour les agences médias. En réponse, l’équipe de veille des offres de l’ICA lance une alerte rouge à l’industrie. »

« Travail spéculatif »

Une alerte rouge signale aux agences qu’elles doivent interrompre le processus de présentation d’un client et ne pas poursuivre ce processus. Selon l’Institut, cela signifie que « la présentation n’est pas conforme aux meilleures pratiques de sélection par qualification et nécessite des modifications majeures que le client refuse d’appliquer. La présentation est jugée inefficace pour atteindre les résultats escomptés par le client et nuit en outre au secteur du marketing et aux agences sollicitées. »

Dans son courriel à ses clients, Knox a averti que « les participants doivent être conscients que le processus exige un travail spéculatif considérable de la part de tous les participants à un appel d’offres ouvert. Bien que cela ne soit pas obligatoire, l’ICA encourage les agences à procéder à une évaluation commerciale complète du processus avant d’y participer. »

Le CIDOT a reçu une “alerte rouge”, non pas pour des raisons de fond (budget, contenu), mais à cause d’un processus d’appel d’offres jugé abusif : il impose des exigences disproportionnées en termes de temps, de ressources, et de qualifications, sans possibilité pour les agences de poser des validations intermédiaires ou de réviser leur offre.

Knox a déclaré au magazine spécialisé Campaign que l’Institut avait commencé à examiner l’examen après que plusieurs agences l’ont contacté au sujet de la demande de propositions – souvent appelée RFP – qui porte sur 1,5 million de dollars canadiens de dépenses médiatiques.

« L’appel d’offres exige une stratégie média sur 12 mois, parfaitement élaborée », a déclaré Knox. « Autrement dit, toute la phase de planification du compte doit être réalisée pour remporter le contrat. »

L’Institut des agences canadiennes a lancé sa pratique Pitch Watch en 2017, mais c’est seulement la neuvième fois qu’un client est aussi réticent à apporter des changements, ce qui nécessite une sorte d’alerte à la communauté des agences, a déclaré Knox.

Réponse du ministère du Tourisme

Dans une déclaration au Compass , le ministère du Tourisme a déclaré qu’il « reconnaît la position de l’ICA, mais compte tenu de la progression des achats, il est inapproprié et injuste pour tout promoteur qui aurait préparé ou déjà soumis une réponse de modifier les exigences à ce stade.

L’appel d’offres du CIDOT était un appel à propositions et les agences sont libres de décider d’y participer ou non. Toutes les exigences étaient clairement décrites dans l’appel d’offres, ainsi qu’un mécanisme précis pour soumettre des questions ou faire part de leurs préoccupations, qui reste le canal approprié pour ce type de retour.

Le CIDOT est régi par la loi de 2016 sur les marchés publics et son règlement (révision de 2022) et nous restons déterminés à garantir un processus équitable et transparent pour tous les participants. Par souci d’équité, de légalité et de transparence, nous ne discutons pas publiquement des marchés publics. Nous ne ferons aucun autre commentaire pour le moment.